Trop de normes pour l'archivage électronique ?
Le numérique ne bouleverse pas que les business models. Pour le prendre en compte, les règles et les lois sont elles aussi en pleine mutation. Chaque semaine, les avocats Eric Caprioli, Pascal Agosti, Isabelle Cantero et Ilène Choukri se relaient pour nous fournir des clés pour déchiffrer les évolutions juridiques et judiciaires nées de la digitalisation : informatique, cybersécurité, protection des données, respect de la vie privée... Aujourd’hui, regard sur les multiples normes et règles de l'archivage numérique.
La jurisprudence et les normes d’archivage
Les décisions jurisprudentielles relatives à l’archivage électronique commencent à se multiplier. Sous la réserve d’une certification conforme à certaines normes (AFNOR Z 42-013 pour ne pas la citer), les entreprises (des banques dans les cas d’espèce) pouvaient détruire leurs originaux papier.
Le Code civil et les normes d’archivage
Le nouvel article 1379 du Code civil de son côté renvoie à un décret en Conseil d’Etat pour déterminer les caractéristiques de la fiabilité qui sera désormais attendue pour les copies électroniques, celles-ci se fondant vraisemblablement sur le respect de normes techniques applicables en matière d’archivage électronique.
A l’échelon national, la norme technique emblématique applicable pour les systèmes d’archivage électronique est la norme AFNOR NF Z42-013 "Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes". Elle donne une définition de l’archivage numérique, mais aussi détermine les spécifications techniques et organisationnelles requises pour garantir la conservation des documents d’origine électronique, afin de préserver leur intégrité et leur pérennité. Un arrêté du 4 décembre 2009 l’a homologuée comme étant la norme relative aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents sous forme électronique pour le secteur public. Cette norme française NF Z42-013 a été transposée en norme internationale sous le titre ISO 14641-1.
Pour les coffre-forts électroniques définis comme des dispositifs matériels et/ou logiciels assurant la conservation de documents, données numériques et garantissant leur intégrité et pérennité, la norme dédiée est la norme NF Z42-020 "spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-électronique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps", établissant les fonctions minimales que doit remplir ce type de dispositif pour garantir l’intégrité dans le temps des documents et des informations conservés contre tout risque d’altération de leur contenu.
Le Règlement eIDAS et les normes d’archivage
L’Europe n’est pas en reste sur ces questions. Bien qu’officiellement l’archivage électronique des documents soit exclu du périmètre du Règlement Identification et services de confiance, cette question s’est invitée dans les groupes de travail de sous l’angle de la conservation des signatures électroniques qualifiées.
Or, la conservation des signatures électroniques qualifiées induit indirectement celle des documents signés sur lesquels elles sont apposées. C’est sur ce postulat que l'ETSI a mis en œuvre une Proposition technique intitulée "Standards for eIDAS trust application services – electronic registered delivery, registered electronic mail, and long term preservation" que les entreprises françaises devront suivre pour déterminer l’état de l’art qui sera applicable à l’échelle européenne.
L’archivage électronique : une question stratégique pour les entreprises
Cette profusion de normes et de textes juridiques ne doit pas cacher le fait que cette question est souvent peu abordée dans les entreprises et si elle l’est, la confusion entre sauvegarde, archivage ou stockage est fréquente. A ce titre, certaines associations dressent un état des lieux de la situation d’archivage pour les entreprises françaises comme le Club des Responsables de Politiques et de Projets d’Archivage (CR2PA) qui a mis en place un baromètre sur l’archivage managérial, enquête ouverte jusqu’au 27 mai 2016. Il s’agit à la fois d’un vecteur de recensement des pratiques des entreprises françaises et de pédagogie face à un contexte digital en pleine effervescence.
D’autres associations comme la FNTC prévoient des labellisations consistant dans l’attribution de labels qualitatifs (bonnes pratiques) à des services et à des solutions en matière de Tiers archivage et de Coffre fort électronique. Ces labels sont autant de garanties de qualité à disposition d’entreprises en quête de repères.
Pascal AGOSTI, Avocat associé, Docteur en droit
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