Smart Mobile – Safe Mobile – Risiken und Chancen des Mobile Business

Für viele Menschen in Deutschland ist das Smartphone ein unverzichtbarer Begleiter geworden. Ob unterwegs im Zug, während Wartezeiten oder auf verschiedenen Veranstaltungen – das Smartphone als mobiler Begleiter ist immer dabei. Es ermöglicht dauerhafte Kommunikation, Informationen und Unterhaltung. Laut einer Studie von ARD und ZDF waren im Jahr 2014 fast 80% aller Erwachsenen in Deutschland online. Es lagen erstmals die mobilen Geräte mit Laptop und Smartphone als Zugang vor dem stationären Computer. Mobilität ist auf dem Weg, von einem Trend zur Normalität zu werden. Die damit einhergehenden Veränderungen sind bereits in der menschlichen Kommunikation und dem Informationsverhalten zu beobachten. Und diese Veränderungen machen auch vor der Arbeitswelt nicht halt.

Eine neue Art zu arbeiten

Mit einer mobilen Kommunikation und der zunehmenden mobilen Verfügbarkeit von Informationen ändert sich auch die Art, wie Mitarbeiter arbeiten und ganze Unternehmen strukturiert sind. Das neue, andere Arbeiten bedeutet heute häufig, flexibel zu sein. Diese Veränderung ist noch weitreichender, als beispielsweise die zunehmende Arbeitszeit von Mitarbeitern im Homeoffice zeigt. Der Arbeitsplatz ist für viele nicht mehr nur fest im Büro oder eben zu Hause, wie im Fall des Homeoffice, sondern ganz flexibel an unterschiedlichen Orten. Gearbeitet wird immer noch im Büro, aber auch auf dem Weg zum Kunden im Zug, zu Hause oder im Café um die Ecke. Einhergehend mit der neuen Flexibilität und dem Vertrauen der Chefs in ihre Angestellten wird das „Wo“ der Arbeit immer unwichtiger und wechselt daher.

Flexibilität durch mobile Geräte

Solch flexible Handhabung der Arbeitsorte wird erst durch die stark gestiegene Verbreitung mobiler Geräte möglich. Laut einer NetmediaEurope-Studie von 2015 stellen 81 Prozent aller Unternehmen ihren Mitarbeitern Mobilgeräte zur Verfügung, am häufigsten Smartphones. Darüber hinaus erlauben 63 Prozent aller Unternehmen ihren Mitarbeitern, ihre eigenen Mobilgeräte mitzubringen und beruflich zu nutzen (Bring your own device, BYOD). Erst diese fast flächendeckende Verbreitung mobiler Geräte ermöglicht es den Unternehmen, die neue Mobilität effektiv für sich zu nutzen. Dies führt zu einer nachhaltigen Veränderung der Arbeitsprozesse. Während Smartphones die Liste der Mobilgeräte im beruflichen Umfeld anführen, sind auch Laptops und Tablets gut integriert. Das Marktforschungsinstitut IDC sieht zukünftig aber auch den Einsatz von Wearables wie Smartwatches in Unternehmen, zum Beispiel in der Multi-Faktor Authentifizierung.

Mit der Nutzung von Mobilgeräten geht auch der Einsatz mobiler Applikationen einher. Hier liegen klassische Office-Anwendungen wie Kontaktdatenverwaltung, E-Mails, Internetbrowser und Kalender im Gebrauch ganz vorne. Laut techchannel greifen nur 18 Prozent der Nutzer über Apps der entsprechenden Business-Software im Backend auf Kunden- und Unternehmensdaten zu. Aber auch bei der Vielfalt der Apps wird noch eine Steigerung erwartet. So geht McKinsey davon aus, das zum Ende des Jahres 2014 Unternehmen durchschnittlich 25 verschiedene mobile Anwendungen verwenden.

Mobiles Arbeiten bietet Vorteile für alle Branchen

Die neue Mobilität in der Arbeitswelt bietet für Unternehmen branchenübergreifend zahlreiche Vorteile. Einerseits können so neue, flexible Arbeitsstrukturen entstehen, welche durch eine erhöhte Mobilität möglich werden. Andererseits können aber auch Prozesse, die bereits dadurch gekennzeichnet sind, dass die Mitarbeiter ihren Arbeitsort häufig wechseln, erheblich vereinfacht werden. Ein klassisches Beispiel für die Unterstützung flexibler Arbeit durch mobile Kommunikation ist die Dienstreise. Mit der Bereitstellung mobiler Geräte können die reisenden Mitarbeiter kontinuierlich in Kontakt mit ihrer Geschäftsstelle, den Kollegen und Kunden stehen.

Vereinfachter Austausch von Daten

Ein weiterer Vorteil, der durch die Verwendung mobiler Geräte und Applikationen entsteht, ist, dass nicht nur eine durchgängige Kommunikation möglich wird, sondern auch der Austausch von Daten vereinfacht wird. Wenn Verwaltungsprogramme wie ERP oder CRM (Kundenbindung durch CRM-Software) als App verfügbar sind, können Mitarbeiter ortsunabhängig und in Echtzeit auf Unternehmensdaten zugreifen. So müssen sie sich diese Daten nicht mehr vorher auf ihr eigenes Gerät herunterladen oder von Kollegen zuschicken lassen, sollten sie diese vor Ort benötigen. Damit ist auch sichergestellt, dass die Daten aktuell sind und nicht etwa Veränderungen vorgenommen wurden, von denen der jeweilige Kollege nichts weiß.

Die Prozesse werden so effizienter, da es keiner umständlichen Kommunikation über die Daten selbst mehr bedarf. Ebenso werden Fehlerquellen ausgeschlossen, da direkt auf die Originaldatenbank zugegriffen werden kann und nicht aus Versehen veraltete Daten benutzt werden. Dieser Mechanismus funktioniert auch andersherum. Befindet sich ein Mitarbeiter beispielweise auf einer Messe oder bei einem Kunden und es werden Vereinbarungen getroffen, kann er diese direkt in die Firmendatenbank einpflegen und muss nicht etwa damit warten, bis er wieder im Büro ist.

Vorteile auch im Außendienst

Doch nicht nur im Vertrieb bietet Mobilität erhebliche Vorteile – dies gilt für alle Tätigkeiten mit Außenmitarbeitern. So können auch Mitarbeiter von Pflegediensten ihre Patientendaten oder Tagesrouten auf ihren Tablets oder Smartphones per App verwalten. Somit können sie flexibel auf Veränderungen, wie die Anpassung von Routen oder dem Bedarf besonderer Medikamente, reagieren. Auch hier wird durch den Einsatz mobiler Geräte ein aufwändiger Austausch über Telefon oder E-Mail vermieden.

Dieser Effekt kann durch den Gebrauch einer Social Software noch verstärkt werden. Enthält die eingesetzte ERP- oder CRM-Software ein Tool zur Social Communication, kann die mobile Kommunikation erneut vereinfacht werden. Die Kollegen können schnell und übersichtlich auf neue Informationen hingewiesen und Aufgaben erstellt und zugewiesen werden. Der typische E-Mail-Verkehr zwischen Kollegen wird somit überflüssig.

Geringere Anfangsinvestitionen durch BYOD

Wie erwähnt, ist für eine erfolgreiche mobile Kommunikation und Strategie im Unternehmen die Verfügbarkeit mobiler Geräte entscheidend. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen ist das Konzept des BYOD deshalb attraktiv. Es gibt erstmal keine Anfangsinvestitionen für mehr Mobilität, da jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone oder seinen Laptop auch für die Arbeit nutzen kann. Zudem ist den meisten Angestellten der Umgang mit ihren eigenen Geräten schon vertraut. Bei von Unternehmen gestellten Geräten müssten sie sich eventuell erst eingewöhnen. Das kostet Zeit und führt anfangs womöglich zu mehr Fehlern.

Wegen der finanziellen Attraktivität sind es tatsächlich eher kleine Unternehmen, die auf BYOD setzen. Die Studie von NetmediaEurope zeigt, dass der Trend zum Einsatz von BYOD-Geräten antiproportional zur jeweiligen Firmengröße verläuft. Je größer das Unternehmen, desto mehr sinkt die Bereitschaft, die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen zu lassen. Grund dafür ist sicherlich, dass große Unternehmen nicht auf diese Kosteneinsparung angewiesen sind und deshalb aufgrund von Sicherheitsbedenken lieber darauf verzichten. Der offensichtliche Nachteil beim beruflichen Einsatz von Geräten der Mitarbeiter besteht darin, dass Unternehmensdaten auf Geräte gelangen, auf deren Schutz diese nur schwer Einfluss haben. So können Angestellte zwar angewiesen werden, bestimmte Schutzprogramme zu nutzen und andere Programme zu meiden, überprüfen kann das eine Firma bei privaten Geräten aber kaum.

Risiken nicht unterschätzen – Potenziale dennoch nutzen

Die Sicherheit ist nicht nur bei privaten Geräten der Angestellten schwierig. Die so genannte „Mobile Security“ ist auch bei firmeneigenen Geräten ein Problem. So beobachtet techchannel in seiner Studie zu Mobile Security in 2015 mehr Defizite bei der Sicherheit mobiler Geräte, als bei stationären Geräten und attestiert den Unternehmen häufig fehlendes Risikobewusstsein und Fachkompetenz. Unternehmen wissen oft nicht, wie sie ihre Mobilgeräte richtig schützen sollen. Die daraus entstehende Unsicherheit zusammen mit einem diffusen Bedrohungsgefühl führen dazu, dass diese neuen Möglichkeiten der Mobilität im Zweifelsfall lieber gar nicht genutzt werden und somit Potenzial verschenkt wird.

Natürlich dürfen die mit einer gesteigerten Mobilität einhergehenden Risiken nicht unterschätzt werden. Immer neue Fälle von gestohlenen oder veröffentlichten Kundendaten gelangen an die Öffentlichkeit. Das bestätigt die laut techchannel größte Angst der Unternehmer: Sie fürchten bei der Nutzung mobiler Geräte und Anwendungen vor allem den Diebstahl ihrer Unternehmensdaten, gefolgt von der Infizierung mit Malware sowie dem Verlust mobiler Geräte.

Gefahr durch den Verlust von mobilen Geräten

Der Verlust von Geräten ist dabei häufiger, als es scheint. Die Marktforscher von IDC ermittelten, dass in den letzten zwei Jahren 30 Prozent der Befragten ihr Mobilgerät schon einmal verloren haben. Wenn Unternehmensdaten in falsche Hände gelangen oder gestohlen werden, kann das vor allem kleine und mittelständische Unternehmen in den Ruin führen. Denn einerseits drohen Schadensersatzforderungen der Betroffenen, andererseits kann der enorme Imageverlust nach einem solchen Vorfall zu einbrechenden Umsatzzahlen führen. Deshalb ist es nur richtig und verständlich, als Unternehmen vorsichtig zu sein. Die Antwort sollte allerdings nicht sein, deshalb auf mobile Lösungen zu verzichten. Vielmehr ist es wichtig, ein Bewusstsein für die Risiken zu entwickeln, sich mit IT-Sicherheit und im Besonderen Mobile Security zu beschäftigen und die nötige Fachkenntnis zu erlangen.

Wie bei der IT-Sicherheit generell, ist es auch bei der Mobile Security oft nicht teuer oder besonders aufwändig, Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Ein erster Schritt kann beispielsweise sein, die Unternehmensdaten zu verschlüsseln. Dann können Angreifer die Daten nicht lesen, sollten sie die vorgeschalteten Schutzmaßnahmen durchbrechen. Zudem sollten Anti-Malware-Programme installiert werden. Durch Blacklists können Unternehmen außerdem den Einsatz unerwünschter Apps sperren. In diesem Fall können alle Apps verwendet werden, die nicht auf der Liste stehen. Das so genannte „Whitelisting“ geht bezüglich der Sicherheit noch darüber hinaus: Hier sind nur die Anwendungen erlaubt, die explizit auf dieser Liste erwähnt sind.

Fazit: Mit mobilen Lösungen smart Potenzial nutzen

Mobile Lösungen bieten für Unternehmen aller Branchen und Größe ein enormes Potenzial. Unternehmer sollten daher jetzt die Chance ergreifen und dieses Potenzial auch nutzen. Mit vielen guten Lösungen im Bereich der IT-Sicherheit – auch für mobile Geräte und Anwendungen – ist mobil tatsächlich smart. Arbeitsabläufe können erneuert und effizienter gestaltet werden, innovative Arbeitsprozesse und sogar neue Geschäftsmodelle entwickelt werden. Diese Chance sollte man sich nicht entgehen lassen!

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Dr. Oliver Grün ist Gründer, Alleinaktionär und Vorstand der GRÜN Software AG sowie Präsident des Bundesverbandes IT-Mittelstand e.V. und Präsident des IT-Mittelstand-Europaverbandes PIN-SME.

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