Seit gut drei Monaten gelten sie nun schon, die neuen Regelungen für die Aufbewahrung von Rechnungen in digitaler Form (GoBD). Und sie haben wahrscheinlich bei vielen Selbständigen für Aufregung und Ärger gesorgt.
Ich muss ehrlich sagen, dass ich von diesen Neuerungen gar nichts mitbekommen hätte, wenn ich nicht von einer Bekannten darauf aufmerksam gemacht worden wäre. Ich habe anschließend ausgiebig nach diesem Thema gegoogelt und mir alle nötigen Informationen zusammen getragen. Alles konnte ich über die Suchmaschine nicht herausfinden, ein paar zusätzliche und wichtige Infos bekam ich von einem anderen Selbständigen aus einem lokalen Businessnetzwerk.
Für die ordnungsgemäße Umsetzung von GoBD habe ich mir eine geeignete und günstige Software, die Cloud-Lösung von Lexoffice, zugelegt, doch zu dieser mehr im zweiten Teil des Artikels.
Was ist unter GoBD zu verstehen?
Es ist hier die Rede von GoBD, eine Abkürzung für eine sehr lange Bezeichnung, die folgendermaßen lautet: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.
Dabei handelt es um kein Gesetz, sondern um ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen. Trotzdem hat man sich daran zu halten. Doch was genau steckt dahinter?
Da im Zuge der Digitalisierung immer mehr Rechnungen und andere Belege digital per Mail versendet werden, soll durch GoBD sichergestellt werden, dass diese steuerrechtlich relevanten Unterlagen unveränderbar archiviert werden.
Gerade das Wort “unveränderbar” ist in diesem Zusammenhang wichtig, denn viele Selbständige (ich nicht ausgenommen) haben für die Rechnungserstellung Word verwendet. Die Rechnung wird schließlich auf der Festplatte abgespeichert, wahrscheinlich in ein PDF-Dokument umgewandelt und per Mail an den Rechnungsempfänger versendet.
Nun ist es möglich und mit Sicherheit von vielen so praktiziert worden, dass sie eine schon abgespeicherte Rechnung für die Erstellung einer neuen aufgerufen, sie entsprechend angepasst und unter neuem Namen abgespeichert haben. Außerdem fällt es bei solchen Dokumenten sehr leicht, nachträglich – auch wenn die Rechnungen schon versendet wurden – Änderungen daran vorzunehmen, aus welchen Gründen auch immer. Sie sind also veränderbar (und damit aus Sicht des Staates der Betrug nicht weit), das Gegenteil von dem, was die GoBD verlangen.
Schon am 1.1.2015 traten die neuen GoBD in Kraft, mit einer Übergangszeit von zwei Jahren, die mit dem ersten Tag diesen Jahres endete, d. h. ab 2017 müssen diese Vorschriften von Selbständigen eingehalten werden.
Was muss mit den GoBD genau eingehalten werden?
Es geht hauptsächlich um die Speicherung und Archivierung von digitalen Unterlagen wie Rechnungen und andere Belege. Diese sollen dauerhaft unveränderbar sein. Da diese Eigenschaft mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word oder Writer nicht realisierbar (s. o.) ist, muss man für die Rechnungserstellung und Belegarchivierung ein Dokumenten-Management-System verwenden.
Es ist auch nicht relevant, ob du deine Rechnungen nach der Erstellung am PC ausdruckst und an den Empfänger postalisch versendest, denn schon mit dem Schreiben und Speichern auf dem Rechner existiert eine digitale Datei, die du den GoBD-Anforderungen entsprechend ablegen und sichern musst.
Schwierig ist das Ganze nicht, wenn du dir ein Dokumenten-Management-System zulegst. Viele der angebotenen Lösungen sind GoBD-konforme Cloud-Anwendungen, wo du deine Belege online erstellst und auf einem externen Server ablegst. Zu diesen Anbietern gehören u. a. Lexoffice (was ich verwende), Kontolino und Fastbill.
Aber ein Dokumenten-Management-System auf dem eigenen Rechner ist für diesen Zweck ebenfalls geeignet.
Vorlagen-Nutzung für Rechnungen: Wer bei der Rechnungserstellung am PC eine Vorlage verwendet, die nach dem Drucken verschwindet, muss die Rechnung nicht digital sichern.
Eingehende Rechnungen per Post: Auch diese müssen nicht unbedingt digitalisiert und entsprechend gesichert werden. Da reicht auch die Papierrechnung.
Ich habe mich entschieden, auch die Belege, die ich in Papierform erhalte, in Lexoffice einzuscannen und in diesem Cloud-Dokumenten-Management-System zu archivieren. Auf diese Art habe ich alle Belege beisammen. Das Papier-Original müsste ich nicht aufheben, aber ich mache es trotzdem. :-)
Wie lauten die genauen Vorschriften der GoBD?
Unveränderbare Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten:
Die Belege müssen unveränderbar archiviert werden. Mit den üblichen Programmen wie Word und Excel ist diese Anforderung nicht zu erfüllen. Auch Dropbox und Google Drive sind nicht in der Lage, Dokumente unveränderbar zu speichern. Datenträger wie CD und DVD zwar schon, sie können aber mit der Zeit nicht mehr richtig funktionieren, Kratzer auf den Scheiben tun ihr Übriges, um die CD/DVD zu schädigen.
Fast jeder Selbständige muss sich an die GoBD halten:
Wer Gewinne erzielt und Rechnungen schreibt, muss die GoBD anwenden, eine Gewinngrenze existiert nicht, d. h. auch nebenberuflich Selbständige und Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer abführen müssen, sind von den Neuregelungen betroffen. Es ist auch nicht davon abhängig, ob du nur EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) anwendest oder “richtige” Buchführung machst. GoBD gilt für beide Gruppen.
Lange Aufbewahrungsfristen:
Die archivierten digitalen Belege müssen gemäß den Aufbewahrungsfristen zur Einsicht verfügbar sein. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Buchungsanweisungen, Bescheide über Gebühren, Steuern und Beiträge usw. müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Auch E-Mails sichern:
Auch die E-Mails, über die du deine digitalen Eingangsrechnungen, Gutschriften und Provisionsabrechnungen erhältst, müssen gesichert und archiviert werden.
Schnelle Sicherung nötig:
Die Belege sollen zeitnah gesichert werden, was heißt, dass digitale eigene Rechnungen und Gutschriften innerhalb von 10 Tagen in das Dokumenten-Management-System eingepflegt und damit gesichert werden sollen, Eingangsrechnungen sogar schon in 8 Tagen.
Was passiert, wenn man die GoBD in der aktuellen Form noch nicht anwendet?
Ich habe auf vielen Websites, gerade bei den Anbietern von GoBD-konformer Cloud-Software gelesen, dass man sich einigen Ärger mit den Betriebsprüfern vom Finanzamt zuziehen kann, wenn man die GoBD-Vorschriften nicht regelkonform umsetzt.
Es können im Ernstfall die Steuern aus den Einnahmen geschätzt werden, was meistens zu Ungunsten des Selbständigen ausfällt. Ebenfalls kann man die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs verlieren, was Nachzahlungen zur Folge hat.
Das klingt alles nicht so gut, aber in Panik würde ich nicht ausbrechen. Noch ist das Jahr recht jung, und wenn du in den nächsten Tagen damit anfängst, dich an die GoBD zu halten, dir ein entsprechendes Programm zulegst, wird mit Sicherheit nichts passieren.
Es ist jetzt nicht so, dass ein Steuerpflichtiger gleich eine hohe Strafe riskiert oder gar die Steuererklärung für ungültig erklärt wird, nur weil die GoBD nicht richtig eingehalten wurde.
Es muss schon ein sachlicher und nachweisbarer Fehler in der Buchhaltung bzw. der Steuererklärung vorliegen, um eine Strafe zu erhalten. Ein Verstoß gegen eine einzelne Regelung der GoBD ist noch kein Straftatbestand. Kann der Betriebsprüfer oder das Finanzamt in deinen Unterlagen keine Unregelmäßigkeiten feststellen, d. h. alles an Einnahmen und Ausgaben ist lückenlos dokumentiert, wird es kaum eine Abstrafung geben.
Dennoch sollte in den nächsten Wochen jeder, für den die GoBD gelten, die neuen Anforderungen befolgen.
Meine Erfahrungen mit Lexoffice
Nun zu der konkreten Anwendung von GoBD: Ich habe mich für Lexoffice entschieden, da es drei unterschiedliche Pakete gibt und das kleinste (Rechnung & Finanzen) für meine Anforderungen ausreicht.
Der Preis ist ok: 6,90 netto pro Monat, man kann das Programm auch monatlich kündigen, falls es einem doch nicht zusagen sollte.
Wie schon erwähnt, ist die Software-Lösung von Lexoffice eine Cloud-Anwendung, d. h. ich musste nichts auf meinem Rechner installieren, sondern kann mich über den Browser in das Programm einloggen.
Auf der Anmelde- und Kaufseite von Lexoffice musste ich meine festgelegten Anmeldedaten, meine Firmenanschrift und im nächsten Schritt meine Bankdaten eingeben und schon hatte ich meinen Zugang zur Verfügung.
Dashboard von Lexoffice, also der Einstiegsbildschirm. Die wichtigsten Aufgaben, Infos und die Einnahmen- und Ausgabenübersicht über den aktuellen Monat oder das aktuelle Jahr werden angezeigt. Meine persönlichen Daten und Zahlen habe ich ausgegraut.
Was kann Lexoffice Rechnung & Finanzen?
Das Programm an sich ist intuitiv aufgebaut und lässt sich einfach bedienen. Wer mit manchen Punkten am Anfang nicht gut zurecht kommt, findet auch eine Online-Hilfe.
Die ersten Schritte sollten sich auf die Eintragung seiner eigenen Firmendaten mit Angabe der Umsatzsteuernummer (falls vorhanden), die Gestaltung der Nummernkreise für Rechnungsnummern und das Anlegen von Bestandskunden konzentrieren.
Im nächsten Schritt solltest du deine Rechnungsvorlage unter Einstellungen -> Druckeinstellungen individuell gestalten, dein Geschäftslogo in die Rechnung einbinden, Schriftart und -größe anpassen und deine Bankdaten in das Schreiben integrieren.
Führt man diesen Schritt nicht durch, stehen keine Bankdaten in der Rechnung. :-) Ist mir am Anfang passiert.
Was ist noch möglich mit Lexoffice Rechnung & Finanzen?
Die weiteren Funktionen:
- Import von Kundendaten als CSV-Datei
- Erstellung von Serienrechnungen
- Export der Rechnungen und Belege als CSV-Datei
- Anlegen von Services/Dienstleistungen und Produkte mit Preis und MWSt.
- Kunden anlegen: Als Firma, Kunde, Person, Lieferant, Sammelkunde
- PDF- und Druckbelege erfassen: Druckbelege können eingescannt und hochgeladen werden. Wer keinen Scanner hat und auch von unterwegs Druckbelege in Lexoffice hochladen will, kann sich die kostenlose Lexoffice Scan App (gibt es für Android und iOS) auf das Smartphone laden.
- Verbindung mit dem Geschäftskonto und PayPal-Konto möglich
- Online-Banking-Schnittstelle, sodass man auch über Lexoffice Online-Überweisungen tätigen kann.
- Anlegen von Textbausteinen
- Im Dashboard (Startbildschirm von Lexoffice) werden auf einen Blick die noch nicht gezahlten Rechnungen und Belege angezeigt sowie die bisherigen Einnahmen und Ausgaben.
- Rechnungen können über Lexoffice per Mail an den Empfänger versendet werden.
- Verschiedene Erweiterungen/Schnittstellen verfügbar wie u. a. DATEV connect online, German Market für WooCommerce mit Lexoffice Anbindung, Reisekostenabrechnungen, PayPal-Anbindung (s.o.), Zeiterfassungstool TimeTrack für Freelancer, fileee: persönlicher Assistent für die Dokumentenverwaltung in einem System
Alles in allem bin ich mit dieser Cloud-Anwendung sehr zufrieden, auch wenn es für mich Mehraufwand bedeutet – gerade am Anfang habe ich dies deutlich gespürt.
Meine Anfangsfehler
Da ich immer recht schnell anfange, mit einem Programm zu arbeiten und mir selten Anleitungen oder Erklärvideos anschaue, habe ich gar nicht gesehen, dass ich die Basis-Vorlage für Rechnungen etwas individualisieren kann. Daher dachte ich auch, dass ich kein Logo in die Rechnung einbinden kann, was ich nicht gut fand. Ok, da habe ich einfach nicht richtig in die Funktionen geschaut. :-)
Dann habe ich mehrmals beim Einpflegen der Kunden vergessen, die Anrede “Herr” und “Frau” auszuwählen, ich habe das Feld gar nicht wahrgenommen. Folge: Auf den Rechnungen, die an Frauen gingen, stand dann die Standardeinstellung “Herr”.
Da ich keine Produkte verkaufe, sondern Services, finde ich die Auflistungen der Leistungspositionen in den Rechnungen nervig. In Word habe ich oft alle durchgeführten Leistungen als Liste aufgeführt und darunter den Gesamtnettopreis notiert. Hier wird für jede Position ein Preis (ob für Stück oder Stunde) verlangt. Man kann aber auch weiter so vorgehen wie bei Word, schreibt alle Leistungen in eine Position und gibt eben eine bestimmte Stundenanzahl an. So muss nicht jeder einzelne Schritt mit einem Preis angegeben werden. Das hält extrem auf, finde ich.
Belegerfassung
Druckbelege wie Eingangsrechnungen scanne ich mit der Lexoffice App ein, lade den Beleg hoch in die Cloud und erfasse ihn dort, indem ich die notwendigen Daten dazu eingebe, wie u. a. Rechnungsnummer, Rechungsbetrag, Belegdatum, Fälligkeit, Art der Ausgabe, Name des Rechnungsstellers.
PDF-Rechnungen lassen sich einfach von der Festplatte in die Cloud von Lexoffice hochladen. Danach erfolgt das gleiche Prozedere mit der Datenerfassung zu der Rechnung wie bei den Papierbelegen.
Auch Belege in den Dateiformaten jpg und png können hochgeladen werden, der Dateiname des Dokuments ist nicht wichtig.
Wer Google Adsense- oder Amazon-Zahlungen erhält und einfach nur den Zahlungsscreenshot von Adsense bzw. die Amazon-Mail mit dem Zahlungshinweis hochladen will, ohne noch eine korrekte Rechnung zu erstellen, kann das auch so machen. Mein Steuerberater hat bis jetzt jedenfalls nichts beanstandet.
E-Mail-Archivierung: Da ist bei mir noch was offen
Was die korrekte E-Mail-Archivierung angeht, da habe ich noch keine neue Lösung angewendet, denn die Mails mit Rechnungsanhang sollen im Originalformat und maschinell auswertbar archiviert werden.
Ich archiviere meine Mails weiterhin in Thunderbird, meinem bevorzugten E-Mail-Client. In den nächsten Wochen schaue ich mir andere Lösungen an, wie beispielsweise die Exchanger Server Toolbox von Jam-Software. Da kommen wohl weitere Kosten auf mich zu, wenn ich mir dafür ein neues Tool oder eine neue Software zulegen muss. Bis spätestens Ende Mai will ich eine Lösung gefunden haben.
Fazit
Ich finde diese Neuerungen der GoBD eine Gängelei für alle Selbständigen und Einzelunternehmer. Auch wenn ich mich in den vergangenen Wochen allmählich an diesen Mehraufwand – und das ist es ganz klar – gewöhnt habe, kommt es mir so vor, als wolle man es den Einzelunternehmern immer schwerer machen, sodass sie irgendwann aufgeben.
Auch die Erfassungsfristen von 8 bzw. 10 Tagen für Eingangsrechnungen bzw. Rechnungen und Gutschriften ist absolut realitätsfern. Bis jetzt habe ich mich daran halten können, aber was ist, wenn man wirklich mal 2 bis 3 Wochen verreist? Soll ich mir die Post nachsenden lassen, damit ich vor Ort die zeitnahe Erfassung durchführen kann?
Mal sehen, wie sich das Ganze in der Realität gestalten und ob es noch Anpassungen geben wird. Schließlich wird die Suppe nie so heiß gegessen, wie sie gekocht wird.
Übrigens: Lexoffice gibt es bis 30. April 2017 noch zu einem Rabatt von 30 % für das erste Jahr.
