世界の総務部のあり方に詳しい一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムのクレイグ・カックス副代表理事

世界の総務部を見て、日本の総務部や間接部門全体をどのように評価していますか。

カックス氏（以下、カックス）：今の日本のような総務部は、決して珍しいものではありません。というのも、30～40年前は世界中の総務部が同じような存在だったからです。

　私が富士通の米国支社で働き始めた1980年代、自分から望んで総務部に配属される社員はほとんどいませんでした。当時の総務は、「会社から期待されていない裏方部門」だったんです。私自身、たまたま英語と日本語が話せたので総務部に配属されました。

　ただ、私が総務に配属された頃から、アメリカではプロの総務を育てようとする動きが出てきました。総務部門の業界団体なども登場し始めた。

　世界の総務と日本の総務で何が違うか。最も大きい点は、欧米企業では総務部というのは、バックオフィスの専門職であるということです。間接部門とひと括りにするけれど、その中には経理や人事、システム、法務など多様な仕事があります。そして、その多くが特殊な知識が必要になる専門職です。一方で、こうした専門職の定義に収まりきらない仕事をすべて引き受けるのが総務の仕事です。言い換えれば、私たち総務のプロというのは、会社の業務の中でも「残りものの仕事のプロ」と表現できるでしょう。

　社員食堂から造園、社有車、清掃、受付…、ありとあらゆる雑多な仕事を引き受けて成果を出すのが「総務のプロ」です。

つまり総務にも専門的な知識が必要である、と。

カックス：もちろんアメリカでも30～40年前はそんな意識はありませんでした。しかし、現代は全く異なります。

　実際、総務部門が１年の間に使うコストは、人件費を扱う人事部に続いて、2番目に多い。日本企業で気づいている人はあまりいませんが、普通の企業でも、総務部は年間、何億円というコストを使っています。オフィス賃料や固定資産税、保全費やメンテナンスコスト、光熱費といったハード面に関する費用の管理。ソフト面でも、社内の職場環境や清掃、受付、警備、休憩室の維持費など、実はすごくお金を使っている部門なのです。

　それにも関わらず、日本の総務担当者に、「あなたの部門は年間、どれだけのお金を使っていますか」と聞いても、答えられないケースが多い。社有車など実際のコストは事業部が負担するケースもある。けれど社用車の手配などをするのは総務部でしょう。それなのに、ほとんどの会社が数字さえ管理できていない状況です。私は、総務が扱うお金を「総務財布」と呼んでいますが、「おたくの総務財布はいくらですか」と聞いても、皆さん「知らない」と言います。

　ポイントは、社有車1つとっても、それを管理するには実はノウハウが求められるということです。アメリカでは、社有車を効率的に管理するプロがいるくらいですから。社有車全体にかかるコストをどのようにマネジメントするのか。日本企業にはプロがいませんから、ほとんどのケースでは、総務部や担当する事業部などが、外部に丸投げしているだけです。だから社有車だけを見ても、会社全体で年間にいくらのコストが発生しているのか分からない。ムダ遣いをしているのかどうかさえ把握できない。

バブル崩壊前には、たくさんいた総務のプロ

なぜ日本の企業に総務のプロがいないのでしょう。

カックス：かつて総務部は、経験を重ねて人材を育てていくしかありませんでした。そして実は、かつての日本企業には経験を積んだ総務のプロが存在していたんです。

　というのも、日本企業はバブル経済が崩壊する1990年代半ばまで、高度経済成長の波に乗っていろいろな設備投資をしたり、不動産を取得したりしていました。当然、こうした仕事は総務部が担いますから、1980年代や1990年代半ばまで、総務部は本当に忙しくしていた。そして忙しい中でもこうした経験が、総務のプロを育てていたのです。実際、その頃の総務部門の方々とお話をすると、本当によく分かっている。日本にもプロがいたのだと実感できます。

　けれどバブル経済が崩壊してから、多くの企業が守りに転じて、そんな状況が20年も続きました。そして、その間に経験を積んだ総務のプロは次々と定年退職を迎えてしまった。半面、バブル崩壊以降の総務部は、それ以前と比べると経験が乏しい。こうして、総務のプロがいなくなってしまったのです。

総務のプロなら経費は2割削れる

総務部門が「プロ」になると、会社はどのように変わるのでしょうか。

カックス：私は現在、多様な企業の総務部社員を育てようと、一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムを展開していますが、参加する人には「あなたたちはとても恵まれている」と伝えています。

　多くの企業において、総務以外の部門では、長年先輩が経験を積んで、仕事の進め方やアプローチなどもおよそ決まっています。けれども総務に関して言えば、日本企業はほとんど何もしてこなかった。見方を変えれば、企業の中で総務部は、未開拓のフロンティア部門なのです。自分たちが経験を積んだり、学んだりして、プロの仕事をすれば、会社から信頼を得て、より多様な仕事を任せてもらえるようになる。「戦略的総務」という存在に生まれ変われば、成果を出して、経営に大きく貢献することも可能です。

「総務のプロ」ならどんな成果が期待できるのでしょう。

カックス：およそ私の経験では、例えば毎年10億円の「総務財布」を使っていた企業の場合、2割はコストを下げられます。通常ならば支払わなくてはならないコストが2割削減できるのですから、これは純然たる利益になる。ノウハウが必要ですし、会社の構造も変えなくてはなりませんが、確実に結果を出すことができます。

ただ日本では現在、コスト削減の名の下で総務部から時に「労働生産性を悪くするのでは」と思えるような通達が下ります。例えば清掃費を抑えるためにデスク周りのゴミ箱がある日突然、消えてしまったり……。確かにコスト削減効果はあるのだと思いますが、それを追求しすぎた結果、直接部門の労働生産性が低下すれば元も子もないのではとも感じます。

カックス：それは総務の担当者がプロではなくて素人だからではないでしょうか。直接部門の労働生産性向上という発想を持たない総務は単に目の前のコストを削減しようとしますから。

　けれども、プロは全く異なる次元で物を考えます。プロにとって重要なのは職場全体の生産性を高めることです。それはデスクの置き方や会議室の運用方法など、あらゆる要素を勘案して、直接部門の生産性を高めなくてはならない。それこそが、まさに総務の仕事であり、私自身は、総務の仕事こそ会社文化の担い手であるべきだと、信じています。

2025年、会議室は消える？

具体的に、総務のプロがいれば職場はどのように変わるのでしょう。

カックス：例えば、2025年や2030年になると、「（1980年代から1990年代に生まれた）Yジェネレーション」以下の人たちが社員の半分を占めるようになります。彼らは現代のIT技術などに子供の頃から親しんだ世代で、きっと今の職場環境に溶け込むことはできないでしょう。

　現在ではどの企業でも、会議室は予約が取れないくらい一杯です。けれどYジェネレーション以下の世代が増えると、きっと会議室は不要になるはずです。というのも、彼らは常に「コネクト」している世代です。腕時計にまでスマホ機能が備わるようになって、彼らは常にSNSなどでコミュニケーションを重ねている。業務中でも色々な人と繋がっている。

　こうした世代は、仕事でも同じ部屋に集まって話す必要などありません。3日後に予定されている会議を待つよりも前に、SNSやLINEなどでコミュニケーションして、議論を重ねる。会議室など必要ないんです。

　私の子供世代ですら電話の文化はほとんどありません。けれど、だからといってコミュニケーションが希薄かというと逆で、常に誰かと繋がっている。私の世代には理解できませんけれど、それでもプロの総務は、こうした世代の到来を前提にこの先の職場環境を考える必要がある。経営層も若い世代を理解できないでしょうから、彼らに変わって総務のプロが、「会議室を増やすよりもiPhoneを全員に支給すべきではないか」などと経営層に交渉する必要がある。総務のプロとは、そこまで考えるものなのです。

コストを削減することばかりが「プロ」ではない。

カックス：先ほど、総務財布の2割は削減できると言いましたが、コストカットよりも重要なのは、使わなければならない8割の費用をどのように活用するかということです。会社にとってどうしても必要な費用を、会社の成功や成長のためにどのように使っていくのか。

　言い替えれば、プロの総務は、会社のためにお金を使うプロなんです。それにも関わらず、日本の総務部は、「今までずっとこうだったから」とか「長い付き合いがあるから」と、請求書が届くと惰性でお金を支払っている。あまりもお金の使い方に無頓着ではありませんか。これでは企業の成長に貢献しません。

　繰り返しますが、総務部は会社の文化の担い手です。郵便物の配り方からゴミ箱の置き方、受付にはきれいな女性が必要なのか、それとも電話が1台あればいいのか。細かい要素ですが、総務部は最も会社に精通し、文化を理解し、何を守って何を捨てるべきなのかを考えなくてはなりません。

　総務部は本来ならば、直接部門の職場を最も知っている人材でもあるわけです。電球が切れたり、何かが故障したりすれば、呼ばれるのは総務部です。開発や製造、マーケティングといった直接部門の現場から、役員室や社長室まで、会社のあらゆる場所を歩き回って隅々まで把握している。現場を歩いていれば、それぞれの職場でどんな労働環境が理想的なのかも分かるようになるはずです。

「便所から役員室まで」

つまり総務部門の社員には、経営層に近い意識も必要になる。

カックス：私が提唱する「戦略総務」とは、会社の経営方針に沿った戦略を実践する部門です。そういう意味では経営層の一端を担っているとも言えるでしょう。

　総務の仕事について、私はよく「便所から役員室まで」と言っています。トイレの掃除や管理も総務の仕事で、便器が詰まれば総務が呼ばれる。詰まりを解消するのも私たちの仕事ですから、当然のことでしょう。けれど同時に役員会議で、ある工場を売却するか移転するかといった経営戦略を、経営陣と一緒に考えるのもプロの総務の仕事です。「便所から役員室まで」と私は若い頃に学びましたし、それこそがプロの総務のあるべき姿だと思っています。

ただ実際には、総務部が下した決断に直接部門が反発するケースも多々見られます。たとえ総務側は経営判断としてある決断を下したのに、「また総務が勝手にこんなルールを作った」などと言われたりする。

カックス：ルールの変化についても、プロの総務はマネジメントできるんです。例えば何かのルールを変える時、どんな反応が起こるのかということにはおよそ一定のメカニズムがあります。それを理解して実践することです。

　会社のルールを大きく変える時、その変化を社員らにどう受け止めてもらい、協力してもらうのか。変化の過程で、プロの総務にはコミュニケーション能力や（直接部門に対する）社内営業能力、分析能力などが求められます。これらの能力を駆使した上で、直接部門などの社員に「ルール変更がいかに合理的な決断か」「ルール変更によってどんなメリットが享受できるのか」を理解し、実践してもらう。変化について社員にうまく適応してもらえるかどうかも、プロ総務の手腕が試されます。

　単なる総務からいかにプロの総務に生まれ変わるか。総務部が戦略的な考え方を実践できるようになれば、日本企業は再び成長するはずです。